Precisamos parar de começar e começarmos a terminar as coisas.
O Método Kanban, por ser ágil e visual, é uma das melhores ferramentas quando o assunto é entrega de valor com consistência.
Nesse episódio, conversamos e debatemos as ideias principais desse livro com uma empreendedora especialista no assunto, Ana G. Soares.
OUÇA o resumo completo do livro 👇
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O que você vai aprender nesse episódio?
- O que é Kanban;
- Cases do parque de diversões e da Toyota;
- Por que usar o Kanban;
- O que é um Quadro Kanban;
- Case do mercado e a teoria das filas;
- Quais as funções principais do método Kanban;
- Por que é importante fazer uma coisa de cada vez;
- Como usar o Kanban como um método pessoal de produtividade;
- Quais são os princípios do método Kanban;
- Como blindar a sua equipe de tarefas desnecessárias com o Kanban;
- Quais são as 5 propriedades do método Kanban;
- Como funciona o conceito “folga no sistema”;
- Quais são os maiores benefícios do Kanban;
- Como dar os primeiros passos para implementar o método Kanban em seu negócio.
O que é Kanban?
O termo Kanban vem de uma palavra em japonês, que significa “cartão”.
Quem criou esse método e deu o nome foi a Toyota — lá na década de 1940 —, mas ele se tornou mundialmente conhecido por times ágeis de desenvolvimento de software.
De uma forma simples de entender, Kanban é um método ágil e visual para gestão de tarefas e projetos.
Aplicar o Kanban significa visualizar seu trabalho, limitar as atividades em andamento e maximizar a eficiência do fluxo atual.
Com ele, a pergunta “no que você está trabalhando?” por parte dos gestores não precisa existir, já que o Kanban permite que todo mundo saiba no que cada pessoa da equipe está trabalhando a qualquer momento.
Esse método não prescreve práticas específicas.
Em vez disso, o Kanban oferece alguns princípios que buscam melhorar o desempenho e reduzir o desperdício de recursos — como tempo e dinheiro —, eliminando atividades que não agregam valor para a equipe, de acordo com seus objetivos.
O método Kanban é bastante adaptável, e por isso está ganhando cada vez mais força como uma das melhores formas de implementar metodologias ágeis e gestão enxuta em qualquer tipo de empresa.
Para você ter ideia, é possível utilizar o Kanban para diversos tipos de atividades, sejam elas profissionais ou pessoais. Por exemplo:
- Planejamento de projetos;
- Controle de produção de conteúdo;
- Gerenciamento de fluxo de vendas;
- e até mesmo para planejar uma viagem.
Tem gente que usa o Kanban até para aprender um novo idioma ou desenvolver uma nova habilidade.
O que é um Quadro Kanban?
Um Quadro Kanban é um dos componentes chave para a parte visual do método Kanban.
Originalmente construído a partir de um quadro em branco (físico ou digital), ele é dividido em colunas e listas.
Cada coluna representa uma etapa do fluxo de trabalho. As listas separam diferentes tipos de atividades.
Quando uma tarefa entra no fluxo de trabalho, ela é inserida no Quadro Kanban através de um cartão colorido ou post-it, que passa por cada coluna do quadro.
Geralmente, as colunas mais utilizadas mundo afora são: “Fazer”, “Fazendo” e “Feito”, mas é possível criar quantas subseções de colunas necessárias. Isso vai depender de como você quer visualizar o fluxo de trabalho da equipe com uma maior precisão.
Quais as funções principais do Kanban?
O método Kanban apresenta 3 funções principais:
Gerenciar o fluxo de trabalho
Isso permite que os gestores tenham uma visão mais ampla do que realmente está sendo feito no dia a dia e em que ritmo está o trabalho de cada um na equipe.
Equilibrar os processos
Com o Kanban, fica fácil de entender o que vem antes e depois. Isso evita que uma determinada atividade ou tarefa importante e essencial seja interrompida ou não executada como deveria.
Limitar o volume de trabalho
Esse método respeita a capacidade produtiva de cada membro da equipe e é uma carta na manga para dizer “sim” ou “não” às tarefas urgentes e incêndios que surgem no dia a dia da empresa.
Os 4 princípios do Kanban
Alguns métodos forçam uma mudança desde o início. Já o Kanban, não. Ele busca a evolução, não a revolução.
De acordo com o autor, os 4 princípios fundamentais do Kanban são:
- 1 – Comece com o que você faz agora;
- 2 – Concordar em buscar mudanças evolucionárias;
- 3 – Inicialmente, respeite os papéis, responsabilidades e cargos atuais;
- 4 – Incentivar atos de liderança em todos os níveis.
Estes quatro princípios deixam claro que o método Kanban tem como foco impulsionar a melhoria contínua, começando com o processo atual já existente.
Quando bem implementado na empresa, ele ajuda a desenvolver um mindset de crescimento em cada membro da equipe, onde todos devem dar passos consistentes de melhoria.
Quais são os benefícios de utilizar o método Kanban?
Ao longo do livro, podemos identificar grandes vantagens de se utilizar o método Kanban em seu negócio.
Separamos 3 benefícios. Vamos ver cada um deles:
Menos ociosidade e mais autonomia
Como todos na equipe estão sempre de olho no quadro Kanban e nas tarefas a serem feitas, os colaboradores tendem a não cair na armadilha da ociosidade de ficar esperando alguém falar o que eles devem fazer.
É fácil olhar para o quadro e entender o status das entregas e também o que precisa ser feito.
Isso estimula a autonomia da equipe, já que eles podem “puxar” tarefas e verificar o andamento das entregas por eles mesmos.
Aumento de produtividade
Priorização de atividades e redução do tempo necessário para finalizar uma tarefa são duas chaves do método Kanban.
Isso aumenta o foco. Quando o foco aumenta, a equipe passa a ter mais certeza sobre o que precisa feito e quando precisa entregar.
O que não agrega valor é deixado de lado.
Ou seja, temos um processo mais rápido de execução de tarefas e projetos, e que mantém a alta qualidade.
Redução de custos
Com um Quadro Kanban fica mais fácil gerenciar o tempo que cada membro da equipe gasta em cada tarefa.
Assim, ao entender como o tempo (e, consequentemente, o dinheiro) está sendo gasto, é possível avaliar e direcionar a equipe para aquilo que realmente importa.
Isso pode ser um grande diferencial na redução de custos da empresa.
Primeiros passos
Antes de se empolgar e já adotar o método Kanban no seu negócio, antes de tudo entenda quais são as reais necessidades.
Identifique os projetos em desenvolvimento e analise quais deles podem ser adaptados no método.
Depois, prepare sua equipe. Mostre todos os benefícios de se usar o Kanban.
Só assim eles vão enxergar esse método como uma ponte para grandes realizações da equipe como um todo, e não como uma forma de vigilância pessoal.
Feito isso, identifique as etapas de trabalho e ajuste para que se encaixem em um fluxo de trabalho consistente no Quadro Kanban.
O próximo passo é definir as tarefas prioritárias. Isso ajuda a manter o foco e ter certeza de que os prazos serão cumpridos.
Por fim, mensure o processo constantemente e faça melhorias quando achar necessário.
Quem é David J. Anderson?
David J. Anderson é gestor e CEO na Mauvius Group.
Ele é considerado o pioneiro na implementação de Kanban no desenvolvimento de software e um dos principais responsáveis pela popularização do método no mundo.
Ele já esteve no Brasil para dois treinamentos pela Aspercom.
Esse podcast substitui a leitura do livro Kanban?
Não queremos que você deixe a leitura do livro de lado.
Além de escutar este podcast com o resumo, recomendamos que você leia o livro Kanban na íntegra.
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